近年來,各地區、各部門認真貫徹政府采購結果導向改革要求,落實《中華人民共和國政府采購法》及其實施條例有關規定,不斷加強政府采購需求和履約驗收管理,取得了初步成效。但從總體上看,政府采購需求和履約驗收管理還存在認識不到位、責任不清晰、措施不細化等問題。為了進一步提高政府采購需求和履約驗收管理的科學化、規范化水平,現就有關工作提出以下意見:
一、高度重視政府采購需求和履約驗收管理
依法加強政府采購需求和履約驗收管理,是深化政府采購制度改革、提高政府采購效率和質量的重要保證。科學合理確定采購需求是加強政府采購源頭管理的重要內容,是執行政府采購預算、發揮采購政策功能、落實公平競爭交易規則的重要抓手,在采購活動整體流程中具有承上啟下的重要作用。嚴格規范開展履約驗收是加強政府采購結果管理的重要舉措,是保證采購質量、開展績效評價、形成閉環管理的重要環節,對實現采購與預算、資產及財務等管理工作協調聯動具有重要意義。各地區、各部門要充分認識政府采購需求和履約驗收管理的重要性和必要性,切實加強政府采購活動的源頭和結果管理。
二、科學合理確定采購需求
(一)采購人負責確定采購需求。采購人負責組織確定本單位采購項目的采購需求。采購人委托采購代理機構編制采購需求的,應當在采購活動開始前對采購需求進行書面確認。
(二)采購需求應當合規、完整、明確。采購需求應當符合國家法律法規規定,執行國家相關標準、行業標準、地方標準等標準規范,落實政府采購支持節能環保、促進中小企業發展等政策要求。除因技術復雜或者性質特殊,不能確定詳細規格或者具體要求外,采購需求應當完整、明確。必要時,應當就確定采購需求征求相關供應商、專家的意見。采購需求應當包括采購對象需實現的功能或者目標,滿足項目需要的所有技術、服務、安全等要求,采購對象的數量、交付或實施的時間和地點,采購對象的驗收標準等內容。采購需求描述應當清楚明了、規范表述、含義準確,能夠通過客觀指標量化的應當量化。
(三)加強需求論證和社會參與。采購人可以根據項目特點,結合預算編制、相關可行性論證和需求調研情況對采購需求進行論證。政府向社會公眾提供的公共服務項目,采購人應當就確定采購需求征求社會公眾的意見。需求復雜的采購項目可引入第三方專業機構和專家,吸納社會力量參與采購需求編制及論證。
(四)嚴格依據采購需求編制采購文件及合同。采購文件及合同應當完整反映采購需求的有關內容。采購文件設定的評審因素應當與采購需求對應,采購需求相關指標有區間規定的,評審因素應當量化到相應區間。采購合同的具體條款應當包括項目的驗收要求、與履約驗收掛鉤的資金支付條件及時間、爭議處理規定、采購人及供應商各自權利義務等內容。采購需求、項目驗收標準和程序應當作為采購合同的附件。
三、嚴格規范開展履約驗收
(五)采購人應當依法組織履約驗收工作。采購人應當根據采購項目的具體情況,自行組織項目驗收或者委托采購代理機構驗收。采購人委托采購代理機構進行履約驗收的,應當對驗收結果進行書面確認。
(六)完整細化編制驗收方案。采購人或其委托的采購代理機構應當根據項目特點制定驗收方案,明確履約驗收的時間、方式、程序等內容。技術復雜、社會影響較大的貨物類項目,可以根據需要設置出廠檢驗、到貨檢驗、安裝調試檢驗、配套服務檢驗等多重驗收環節;服務類項目,可根據項目特點對服務期內的服務實施情況進行分期考核,結合考核情況和服務效果進行驗收;工程類項目應當按照行業管理部門規定的標準、方法和內容進行驗收。
(七)完善驗收方式。對于采購人和使用人分離的采購項目,應當邀請實際使用人參與驗收。采購人、采購代理機構可以邀請參加本項目的其他供應商或第三方專業機構及專家參與驗收,相關驗收意見作為驗收書的參考資料。政府向社會公眾提供的公共服務項目,驗收時應當邀請服務對象參與并出具意見,驗收結果應當向社會公告。
(八)嚴格按照采購合同開展履約驗收。采購人或者采購代理機構應當成立驗收小組,按照采購合同的約定對供應商履約情況進行驗收。驗收時,應當按照采購合同的約定對每一項技術、服務、安全標準的履約情況進行確認。驗收結束后,應當出具驗收書,列明各項標準的驗收情況及項目總體評價,由驗收雙方共同簽署。驗收結果應當與采購合同約定的資金支付及履約保證金返還條件掛鉤。履約驗收的各項資料應當存檔備查。
(九)嚴格落實履約驗收責任。驗收合格的項目,采購人應當根據采購合同的約定及時向供應商支付采購資金、退還履約保證金。驗收不合格的項目,采購人應當依法及時處理。采購合同的履行、違約責任和解決爭議的方式等適用《中華人民共和國合同法》。供應商在履約過程中有政府采購法律法規規定的違法違規情形的,采購人應當及時報告本級財政部門。
四、工作要求
(十)強化采購人對采購需求和履約驗收的主體責任。采購人應當切實做好需求編制和履約驗收工作,完善內部機制、強化內部監督、細化內部流程,把采購需求和履約驗收嵌入本單位內控管理流程,加強相關工作的組織、人員和經費保障。
(十一)加強采購需求和履約驗收的業務指導。各級財政部門應當按照結果導向的改革要求,積極研究制定通用產品需求標準和采購文件標準文本,探索建立供應商履約評價制度,推動在政府采購評審中應用履約驗收和績效評價結果。
(十二)細化相關制度規定。各地區、各部門可根據本意見精神,研究制定符合本地區、本部門實際情況的具體辦法和工作細則,切實加強政府采購活動中的需求和履約驗收管理。
財政部